Ein Behördenlieferant, der eine XRechnung an eine Behörde senden möchte, muss mindestens zwei Herausforderungen meistern: Wie erstelle ich die XRechnung und auf welchem Weg reiche ich die XRechnung an die Behörde ein?

Abhängig von der Größe der Firma und dem vorhandenen Rechnungsverarbeitungsprozess gibt es zwei Szenarien:

  • Kleinere Firmen nutzen den XRechnungs-Export Ihres Buchhaltungsprogrammes und reichen die XRechnung selbst bei der Behörde ein. Der Behördenlieferant sollte vor einer ersten Einreichung stets die Behörde nach der Leitweg-ID und dem bevorzugten Einreichungsweg fragen.
  • Größere Firmen delegieren den Rechnungsverarbeitungsprozess an einen Steuerberater oder Rechnungsdienstleister, dieser erstellt dann die XRechnung und reicht sie ein.

Für beide Szenarien gilt: Mit dem Ultramarinviewer kann man die XRechnung kurz vor der Einreichung noch ein letztes Mal prüfen. Danach beginnt die Archivphase. Diese beträgt mindestens 10 Jahre, bestimmte Rechnungstypen wie z.B. Baurechnungen müssen länger archiviert werden. Es ist stets die eingereichte Originaldatei zu archivieren, also die XRechnung im XML-Format.

In der sogenannten Archivphase gibt es auch ein interessantes Anwendungsszenario für den Ultramarinviewer: Falls man nach z.B. 5 Jahren auf archivierte XRechnungen zugreifen muss, ist ein unabhängiger Viewer wie der Ultramarinviewer ein nützliches Werkzeug, insbesondere falls man in der Archivumgebung keinen Zugriff mehr auf den Viewer der Buchhaltungssoftware hat.